Compete ao Síndico, nos termos do artigo 1.350, do Código Civil, convocar a assembleia ANUAL ou Ordinária (AGO), na forma prevista na Convenção, para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleição do síndico e alterar o regimento interno.

Inicialmente, a expressão “forma prevista na Convenção” refere-se ao prazo de convocação do edital e o mês de realização desta assembleia , afinal, a maioria das convenções determinam o mês e até quinzena que deve ser realizada a AGO.

Os assuntos deliberados em AGO, de forma mais comum, consiste:

a) Aprovação do orçamento – é importante que o síndico, aplicando os princípios da transparência, encaminhe com antecedência, para os condôminos, a proposta de orçamento, englobando, todas as despesas de conservação e manutenção, bem como planejamento de manutenção da edificação em atendimento ao plano de gestão da manutenção.

Lembramos que compete ao Síndico efetuar a conservação e manutenção da edificação, quer por disposição expressa no Código Civil (Art. 1.348, V), bem como, pela observância das normas técnicas da ABNT 5674, 15575 e 14037.

b) Aprovar a contribuição do condômino – na verdade, trata-se de efetuar o rateio das despesas previstas no orçamento, estabelecendo assim, uma quota fixa, que sofrerá variação em função das taxas mensuráveis ou medidas (água, luz e gás).

Na prática, muitos condomínios, especialmente os de menor porte, não adotam esta prática, pois efetuam o rateio mensal das despesas do mês anterior ou parte vincendas, gerando assim, o valor da quota devida por cada condômino.

Importante ressaltar que, qualquer que seja o meio adotado, deve constar da ata a forma de rateio das despesas, pois, sendo a taxa de condomínio título executivo extrajudicial, conforme artigo 784, X, do Código de Processo Civil, que de forma cristalina exige a comprovação documental, vejamos:

X - o crédito referente às contribuições ordinárias ou extraordinárias de condomínio edilício, previstas na respectiva convenção ou aprovadas em assembleia geral, desde que documentalmente comprovadas.

c) Prestação de contas – o tema prestação de contas, por si só, vale um artigo específico. De qualquer forma, cabe ao síndico prestar contas, sob pena de destituição. Importante que as contas (balancetes) tenham sido analisadas mensalmente pelo Conselho Fiscal, que não aprova estas contas, apenas referenda ou não, a aprovação pela assembleia.

Nos cursos de Gestão e Organização de condomínios temos sugerido que na alteração da convenção seja estabelecido requisitos de elegibilidade para síndicos, dentre estes, no caso de reeleição, que as contas do exercício ou mandato anterior tenham sido aprovadas.

Ainda para ilustrar este tema, prestar contas NÃO é colocar 12 balancetes em cima da mesa e falar se alguém deseja consultar ou fazer alguma indagação, é apresentar um relatório do que foi realizado, do que está sendo e o que esta programado para a próxima gestão, enfocando ações que o condomínio possa ter, atendimento as normas técnicas manutenção da edificação,  isto denominamos TRANSPARÊNCIA e GESTÃO EFICIENTE.

d) Eleição de Síndico e Conselho – Além da eleição do síndico e do Conselho, cabe a assembleia apreciar a remuneração do síndico, caso não previsto na Convenção. O prazo do mandato será o contido nesta norma interna, não podendo a ata dispor de forma diversa desta. Outra questão importante que deve constar da ata é a movimentação da conta bancária do condomínio, aqui também, deve ser observado o que dispõe a convenção.

É comum a movimentação da conta pelo síndico e membro do Conselho Fiscal, com a devida vênia, atendendo princípio de gestão quem executa não fiscaliza e vice versa, logo, entendemos que esta atividade é única do síndico, cabendo ao Conselho fiscalizar sua gestão.

Temos visto conflitos envolvendo este tema, um assina outro é contra; se um viaja não deixa cheque assinado, e por aí vai, conflitos que seriam solucionados com a movimentação única e exclusiva do síndico.

DA ATA – ENVIO AOS CONDÔMINOS

Realizada a assembleia, compete ao síndico, conforme previsão expressa na Lei 4.591/64, § 2°, do artigo 24, comunicar aos condôminos o que foi deliberado, podendo ser através de cópia da ata, envio de informativo, via e-mail ou até aplicativos, o importante é dar ciência das deliberações. Ressaltamos , todos os condôminos devem ser informados.

Não há dificuldade em realizar AGO, é preciso planejamento, a eleição de um presidente que conheça as regras internas e que tenha pulso e controle da reunião.

ONDE TEM CONDOMÍNIOS, TEM O SIPCES.