A inclusão do processo trabalhista no eSocial impacta a rotina do RH, já que altera a forma como são tratadas as informações de reclamatórias na Justiça do Trabalho.

A mudança, que vale a partir de janeiro de 2023, contempla o principal objetivo do eSocial, que é substituir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias por um único sistema. Além disso, o mesmo layout traz novidades sobre a inclusão do IRRF na DCTFWeb.

Cronograma do processo trabalhista no eSocial

O processo trabalhista passa a ser enviado ao eSocial na versão S-1.1 do programa. É a primeira mudança de layout após a vigência exclusiva do eSocial Simplificado, com a criação de quatro novos eventos, que detalhamos a seguir.

S-2500 - Processo Trabalhista;
S-2501 - Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista;
S-3500 - Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista;
S-5501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

A versão final do layout já está disponível e tem o seguinte cronograma de implantação:

Ambiente de produção: 16/01/2023
Período de convivência entre versões S-1.0 e S-1.1: até 19/03/2023

Isso significa que um processo trabalhista que tenha decisão publicada, por exemplo, no dia 20/01/2023 deve ser enviado ao eSocial até 15/02/2023.

É importante destacar que os novos eventos serão aceitos somente na versão S 1.1. Para os demais, durante o período de convivência as regras de validação serão aquelas da versão em que o evento foi enviado.  

Além disso, a partir de 16/01/2023, as tabelas do eSocial vigentes - relacionadas no Anexo I do layout - serão as da versão S-1.1, independentemente da versão do evento transmitido.

Como informar processo trabalhista no eSocial? 
Ao todo, o novo layout traz quatro novos eventos: um para envio de informações da reclamatória, outro para valores de contribuição, um evento para exclusão e outro de retorno do eSocial. Vamos saber mais sobre eles:

S-2500 - Processo Trabalhista
O S-2500 é o evento do eSocial que registra as informações de processos trabalhistas na Justiça do Trabalho e também de acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter). Neste evento são prestadas informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo, às bases de cálculo para recolhimento de FGTS e da contribuição previdenciária do RGPS.

Quem está obrigado: todo declarante que em processos trabalhistas ou em demandas submetidas à CCP ou Ninter for obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista ou recolher FGTS e contribuição previdenciária correspondentes.

Prazo de envio: até o dia 15 do mês subsequente ao trânsito em julgado da decisão proferida no processo trabalhista ou do acordo celebrado perante CCP ou Ninter.

Importante:
- O evento não deve ser utilizado para prestação de informação relativa a processos de trabalhadores, vinculados ao RGPS ou ao RPPS, que sejam da competência da Justiça Comum ou Justiça Federal.

- Devem ser informados nesse evento, independentemente do período abrangido pelas decisões ou acordos, as informações relativas aos processos trabalhistas que transitaram em julgado após a entrada em produção deste evento. A mesma regra se aplica aos acordos celebrados no âmbito da CCP e Ninter celebrados após a entrada em produção deste evento.

- O evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da condenação, ainda que não seja o empregador, como no caso de responsabilidade indireta (subsidiária ou solidária).

- Regra geral, este evento tem processamento independente dos demais eventos do eSocial, não interferindo na rotina mensal da folha de pagamento, nem nos registros trabalhistas constantes do Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Caso a decisão judicial determine a alteração de informações constantes do RET, será necessário o envio da retificação do evento original correspondente.

- Este evento deve ser enviado mesmo quando não houver Contribuição Previdenciária, FGTS ou Imposto de Renda a recolher.

Como recolher INSS de processo trabalhista no eSocial?
Com a inclusão dos processos trabalhistas no eSocial, passam a ser declarados via DCTFWeb as contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas em decorrência de decisões proferidas pela Justiça do Trabalho. É a substituição da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP 650). Vamos saber mais sobre o evento que permite isso:

 S-2501 - Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
É o evento que informa os valores do imposto sobre a renda da pessoa física e das contribuições sociais previdenciárias, inclusive as destinadas a Terceiros, incidentes sobre as base de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordo proferidas nos processos trabalhistas perante a Justiça do Trabalho e nos acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter), que foram informados no evento S-2500. 

Quem está obrigado: todo declarante que, em função do decidido nos processos trabalhistas ou nas demandas submetidas à CCP ou aos Ninter, for obrigado a recolher as contribuições sociais previdenciárias e as destinadas a Terceiros e/ou o imposto sobre a renda retido da pessoa física.

Prazo de envio: até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão/acordo proferida no processo trabalhista ou no acordo celebrado perante a CCP ou Ninter.

Importante:
- O evento não deve ser utilizado para prestação de informação relativa a processos de trabalhadores vinculados ao RGPS ou ao RPPS, que sejam da competência da Justiça Comum ou Justiça Federal.

- Este evento não deve ser enviado se não houver contribuição previdenciária ou imposto de renda incidente a recolher.

- Deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista, independentemente do número de trabalhadores incluídos nesse processo como parte. Porém, se a decisão judicial ou acordada autorizar o pagamento dos valores devidos em parcelas, para cada parcela quitada será transmitido um evento S-2501, a fim de registrar a competência e as respectivas informações dos tributos (base de cálculo e valor dos tributos) que estão sendo quitadas em cada parcela.

- Este evento só deve ser enviado quando houver Contribuição Previdenciária ou Imposto de Renda a recolher. Dessa forma, nos casos em que houver depósito judicial que garanta a integralidade do recolhimento desses tributos não é necessário o envio deste evento, pois o recolhimento será feito mediante ordem judicial. Caso o depósito judicial não abranja a integralidade do recolhimento dos tributos, este evento deve ser enviado com os valores remanescentes. Ressalte-se que o evento S2500 sempre deve ser enviado.

Outros eventos relacionados
S-3500 - Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista

Esse evento serve exclusivamente para tornar sem efeito um evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente.

Quem está obrigado: o declarante quando necessitar tornar sem efeito um determinado evento S2500 ou S-2501.

Prazo de envio: sempre que necessária a exclusão de algum evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente. 

Importante:
- A exclusão implica a perda dos efeitos jurídicos relativos ao cumprimento da obrigação de prestar informações ao eSocial, dentro dos prazos estabelecidos.

- A exclusão de um evento S-2500 não pode ser efetuada se houver um evento S-2501 que faça referência a ele. Ou seja, para a exclusão do evento S-2500 deve-se excluir, primeiramente, o evento S-2501 a ele vinculado.

S-5501 - Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista
É um evento de retorno do eSocial para o evento de S-2501. O objetivo é mostrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos apurados, as contribuições sociais previdenciárias, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte. 

O retorno ocorre na medida em que o evento S-2501 - Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista, ou o evento S-3500 - Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista (quando excluir o S-2501), forem processados com a devida integração à DCTFWeb.

O retorno com sucesso do evento S-2501 importa o envio dos créditos tributários apurados para o Portal da DCTFWeb no ambiente da RFB. O sistema utiliza as informações declaradas e apura o valor das contribuições previdenciárias e do imposto sobre a renda retido na fonte por código de receita (CR), conforme tabela 29.

IRRF na DCTFWeb e substituição da DIRF
Como vimos, o novo layout também está relacionado à substituição da SEFIP/GFIP. A versão S-1.1 incorpora os ajustes necessários para a inclusão do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) na DCTFWeb. Ou seja, os eventos remuneratórios S-1200 e S-1210 são alterados para permitir o recolhimento do IRRF, o que atualmente ocorre via DARF 0561.

Porém as mudanças previstas pela Minuta da Nota de Documentação Evolutiva v. S-1.0 (NDE 01/2021) são atendidas apenas parcialmente. Isso porque ainda não será possível fazer a substituição completa da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. A DIRF não será substituída no ano-base 2023, mas sim com as informações relativas ao ano de 2024, que seriam declaradas em 2025. Uma nova alteração de layout, a ser publicada no início de 2023, deve contemplar definitivamente as alterações necessárias para a substituição da declaração pelo eSocial

Autoras:
MARTA PIERINA VERONA - Formada em Gestão de Pessoas e pós-graduada em Direito, Marta é especialista em eSocial e em Legislação Trabalhista. Com mais de 20 anos de experiência na área, atualmente, é consultora de aplicação na Metadados.

CAMILA BOFF - Jornalista especialista em Comunicação Digital, com mais de 10 anos de experiência em reportagem, gestão de mídias sociais e assessoria de imprensa. Atualmente é produtora de conteúdo na Metadados e escreve sobre as novidades do universo de Recursos Humanos.

Fonte: Metadados.com.br