Assembleia virtual ou híbrida, prazos para sessão permanente - Condomínios/organizações. Breves comentários.

Publicada a Lei 14.309, em 10 de março de 2022, que altera o Código Civil, para permitir que as assembleias dos condomínios possam ocorrer de modo virtual ou híbrida (presencial e virtual), facilitando as administrações condominiais e possibilitando a ampliação da participação dos condôminos, sempre, em sua maioria, distantes das deliberações assembleares.

Foi alterada ainda a Lei 13.019 que estabelece o regime jurídico das parcerias entre a administração pública e as organizações da sociedade civil, inserindo nesta norma o artigo 4º-A, para dispor que “Todas as reuniões, deliberações e votações das organizações da sociedade civil poderão ser feitas virtualmente, e o sistema de deliberação remota deverá garantir os direitos de voz e de voto a quem os teria em reunião ou assembleia presencial."

Embora a lei para este segmento não tenha permitido assembleias híbridas, entendemos que não há vedação legal na realização desta forma.

CONDOMÍNIOS – ASSEMBLEIAS PRESENCIAIS – POUCA PARTICIPAÇÃO – CONFLITOS RECORRENTES – SERÁ O FIM?
NÃO acreditamos que as assembleias presenciais estão com os dias contados. Os usos e costumes são fortes em nosso meio. Participar de assembleias, na forma presencial, deveria ser um motivo de congraçamento, alegria de rever os vizinhos, conversar, mas sabemos que em muitas ocasiões as tensões e os conflitos se sobrepõem, o que afasta a participação de vários condôminos.

É patente que precisamos aplicar mais a arte de ouvir, refletir e ponderar nossas intervenções, afinal, não somos inimigos. Por que então que nas assembleias resolvemos adotar caráter beligerante? Algo precisa ser reconstruído nestas relações.

Ademais, vários assuntos têm melhor discussão e compreensão na forma presencial, mas o setor almejava desde o início da pandemia a possibilidade de realizarmos assembleias de  modo virtual ou híbrida, todavia, apenas no período março a outubro/2020 tivemos esta autorização legal contida no artigo 12 da Lei 14.010/2020 que previa “a assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial”.

DAS ASSEMBLEIAS PERMANENTES – PRAZO DE 60 DIAS OU PRORROGAÇÃO ATÉ 90 DIAS – MAIOR FACILIDADE – NÃO ACREDITAMOS EM NOVOS CONFLITOS OU POSTERGAÇÃO.
Nunca houve impedimento para que a assembleia fosse transformada em caráter permanente, todavia, deveria constar do edital de convocação, sendo objeto de deliberação e estabelecimento de prazos. E isto continua. O síndico, dependendo do assunto, poderá constar do edital, a transformação da assembleia em caráter permanente.

Inicialmente vale ressaltar que o artigo 1.353 do Código Civil estabelece que as assembleias poderão deliberar em segunda convocação por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quórum especial.

A nova lei trata, especificamente, da transformação da assembleia em caráter permanente, quando a deliberação exigir quórum especial e este não for atingido.

Vejamos: § 1º: Quando a deliberação exigir quórum especial previsto em lei ou em convenção e ele não for atingido, a assembleia poderá, por decisão da maioria dos presentes, autorizar o presidente a converter a reunião em sessão permanente, desde que cumulativamente:

Assim, não havendo quórum legal e especial para deliberação, os condôminos poderão deliberar, por maioria dos presentes, autorizar que o presidente da assembleia converta a reunião em sessão permanente.

Exemplificando: aprovar obras úteis ou alteração da convenção exigem quórum qualificado. Se não atingidos, poderão os condôminos deliberar para que a reunião seja convertida em permanente.

Outra questão importante é que o presidente da assembleia NÃO poderá deixar de converter a assembleia em caráter permanente, se deliberado pelos condôminos, pois representa a vontade da coletividade. Portanto, o presidente da mesa fica autorizado a proceder esta conversão, independente de constar do edital esta possibilidade.

Assim, não acreditamos que converter assembleia em caráter permanente, possa representar novos conflitos ou postergação das decisões coletivas, ao contrário, permitirá que os condôminos no prazo de até 90 dias possam  concretizar através do voto suas aspirações.      

CONDICIONANTES E REGRAS PARA CONVERSÃO DA ASSEMBLEIA EM CARATER PERMANENTE POR DECISÃO DOS CONDÔMINOS
A nova lei tratou de regulamentar nos quatro incisos do § 1º do artigo 1.353, as condicionantes para conversão da assembleia em modo permanente, que deve ser cumprido de forma cumulativa, vejamos:

I - sejam indicadas a data e a hora da sessão em seguimento, que não poderá ultrapassar 60 (sessenta) dias, e identificadas as deliberações pretendidas, em razão do quórum especial não atingido;

Deverá ser deliberado que a próxima sessão deverá correr no prazo de até 60 dias, fixando data, local e hora para sua realização, bem como, as matérias objeto das deliberações.

II - fiquem expressamente convocados os presentes e sejam obrigatoriamente convocadas as unidades ausentes, na forma prevista em convenção;

Na ata deverá constar que os presentes estão cientes da conversão da assembleia em sessão permanente para os assuntos pendentes de quórum especial, que deverá ter continuidade em data e hora já aprovados pelos presentes.

Os ausentes serão convocados via edital para continuidade da assembleia em dia e hora designados, na forma e prazo previsto na convenção.

Interessante constar da ata que os presentes estão dispensados de participarem da nova sessão, pois seus votos já foram computados. Mas, se quiserem participar, é um direito, inclusive, de alterar seus votos, vide previsão expressa contida no § 2º, verbis:

§ 2º Os votos consignados na primeira sessão ficarão registrados, sem que haja necessidade de comparecimento dos condôminos para sua confirmação, os quais poderão, se estiverem presentes no encontro seguinte, requerer a alteração do seu voto até o desfecho da deliberação pretendida

III - seja lavrada ata parcial, relativa ao segmento presencial da reunião da assembleia, da qual deverão constar as transcrições circunstanciadas de todos os argumentos até então apresentados relativos à ordem do dia, que deverá ser remetida aos condôminos ausentes;

Deverá ser lavrada ata parcial das deliberações adotadas, sua transformação em caráter permanente, data e hora de sua realização, bem como, os votos proferidos pelos presentes.  

A redação do inciso III a princípio contraria o § 2º, do artigo 24, da Lei 4.59/64 que estabelece que o síndico deverá comunicar aos condôminos (todos) e não somente aos ausentes, o que tiver sido deliberado em assembleia.

Considerando que os presentes poderão estar presentes na próxima sessão e que poderão alterar seus votos e ainda que as atas sempre são elaboradas após a assembleia, RECOMENDAMOS seja encaminhado a todos.

IV - seja dada continuidade às deliberações no dia e na hora designados, e seja a ata correspondente lavrada em seguimento à que estava parcialmente redigida, com a consolidação de todas as deliberações.

Realizada a nova sessão (continuidade da assembleia anterior), convertida em permanente para apreciar os assuntos que demandam quórum específico, a ata então redigida terá continuidade e consolidará as deliberações, ou seja, conterá em único item ou itens as deliberações sobre as matérias que estavam pendentes e as deliberações aprovadas pelos condôminos.

Portanto, estas são as quatro condicionantes, cumulativas, para conversão da assembleia em caráter permanente e sua validade jurídica.

- PRORROGAÇÃO DO PRAZO INICIAL DE 60 DIAS
Como vimos, a assembleia poderá ser convertida em sessão permanente pelo prazo de até 60 dias, este prazo na forma do § 3º poderá ser prorrogada até o total de 90 dias contados da abertura inicial (da assembleia convertida em sessão permanente)

§ 3º A sessão permanente poderá ser prorrogada tantas vezes quantas necessárias, desde que a assembleia seja concluída no prazo total de 90 (noventa) dias, contado da data de sua abertura inicial." (NR)

- ASSEMBEIA VIRTUAL OU HÍBRIDA – REGRAS PARA SUA REALIZAÇÃO
Foi introduzido no Código Civil o artigo 1.354-A e incisos, para estabelecer que a convocação, realização e deliberação da assembleia poderá ser de forma eletrônica ou virtual, desde que não seja vedada pela convenção (maioria sequer possui regras neste sentido) e que seja garantido aos condôminos o direito de voz, debate e voto, o que não representa qualquer novidade, pois é um direito do condômino apto a participar da assembleia (estar adimplente ou recorrendo de decisão do Conselho ou do síndico, na forma prevista na convenção).

Além da realização virtual, a assembleia poderá ser híbrida (presencial e virtual), desde que conste do edital de convocação, vide a previsão contida no § 4º.

- REGRAS PARA REALIZAÇÃO DE ASSEMBLEIA VIRTUAL E HÍBRIDA
Em seis parágrafos procurou a lei estabelecer requisitos mínimos para realização desta forma de assembleia, deixando claro ainda no § 5º que “Normas complementares relativas às assembleias eletrônicas poderão ser previstas no regimento interno do condomínio e definidas mediante aprovação da maioria simples dos presentes em assembleia convocada para essa finalidade”.

Logo, os condomínios poderão complementar as regras previstas nos parágrafos 1º ao 4º e 6º, incluindo no regimento interno regras que possam melhor regulamentar a realização destas assembleias, mediante convocação para esta finalidade e deliberação por maioria simples dos presentes.

As regras estabelecidas são as seguintes:

§ 1º - Do instrumento de convocação deverá constar que a assembleia será realizada por meio eletrônico, bem como as instruções sobre acesso, manifestação e forma de coleta de votos dos condôminos.

O edital definirá a forma de realização da assembleia, virtual ou hibrida, qual o meio eletrônico (temos vários aplicativos), instruções sobre acesso (prazo que será encaminhado o link de acesso), prazos de manifestação (geralmente já previstos nas convenções) e forma de coleta dos votos (aberto, secreto).

Ressaltamos que de acordo com o § 6º “Os documentos pertinentes à ordem do dia poderão ser disponibilizados de forma física ou eletrônica aos participantes."

§ 2º - A administração do condomínio não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet dos condôminos ou de seus representantes nem por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

Isenção de responsabilidade do condomínio por problemas técnicos ou conexões nos equipamentos utilizados pelos condôminos para participarem da assembleia ou qualquer outro evento que não esteja sob seu controle (exemplo, falta de energia, falta de sinal da internet por N motivos etc.).

§ 3º - Somente após a somatória de todos os votos e a sua divulgação será lavrada a respectiva ata, também eletrônica, e encerrada a assembleia geral.

Considerando que a assembleia poderá ser convertida em sessão permanente, bem como, será apurado os votos dados na forma presencial e virtual, somente após a contabilização dos votos será proclamado o resultado e lavrada a ata, que poderá ser divulgada eletronicamente ou na forma usual (encaminhada a todos os condôminos)

Vamos deixar claro, poucas atas demandam registro (eleição e alteração de convenção), as demais, em sua maioria dispensam registros.

§ 4º - A assembleia eletrônica deverá obedecer aos preceitos de instalação, de funcionamento e de encerramento previstos no edital de convocação e poderá ser realizada de forma híbrida, com a presença física e virtual de condôminos concomitantemente no mesmo ato.

Duas situações distintas, a saber:

1ª) Para realização da assembleia e seu encerramento não basta seguir o edital é preciso cumprir a legislação, que impõe, dentre outras regras:
a) convocação de todos os condôminos;
b) início em segunda convocação, se não atendido o quórum na primeira convocação;
c) participação dos adimplentes, exceto situações excepcionais (interposição de recurso por parte do condômino contra penalidade aplicada pelo síndico, extinção do condomínio, etc.);
d) cumprimento dos quóruns deliberativos; etc.

2ª) Já mencionamos: a assembleia poderá ser hibrida, ou seja, presencial e virtual, o que demanda maior atenção do síndico, da administradora presente, do presidente e secretário desta, para captar as manifestações e votos dos presentes.

Esperamos com isto, em breves notas, ter apresentado alguns esclarecimentos sobre assembleias virtual, hibridas e em sessão permanente.

ONDE TEM CONDOMÍNIO E ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIO, TEM O SIPCES.