Guarda de documentos: 5 razões para terceirizar esse processo

A pandemia nos fez enxergar outras formas de realizar as tarefas do nosso dia a dia. Nas empresas, com adoção de home-office, não seria diferente: empregados atuando a partir de suas residências e escritórios cada vez mais compactos.

Entretanto, outras obrigações para as empresas não mudaram, como é o caso da guarda de documentos, situação em que, dependendo ao que se refere, pode ser obrigatório tê-los em seus arquivos por cinco, 10 ou até mesmo 20 anos. Agora imagine reduzir o seu espaço físico, mas ainda conviver com caixas e mais caixas de documentos, que precisam de cuidado especial.

Por isso muitas empresas de pequeno e médio porte estão aderindo cada vez com mais frequência aos serviços de arquivamento e digitalização de documentos, comum para grandes empresas.

Cláudio Fragoso, dono da empresa INBOXBRASIL, localizada em Vila Velha, é pioneiro no Espírito Santo nesse tipo de prestação de serviços. No mercado há 21 anos, a empresa possui três galpões que guardam os documentos de empresas da Grande Vitória e também de outros estados que possuem filiais ou base fiscal em solo capixaba.

“O serviço de guarda de documentos é voltado para a preservação dos arquivos. A partir de sua contratação, as informações são armazenadas em um lugar adequado, a fim de evitar perdas e extravios. Mais do que isso, o foco é garantir a organização e o fácil acesso, assim como impedir o acúmulo de poeira e a proliferação de insetos e pragas”, aponta Fragoso.

Além do controle total sobre o fluxo de documentos da sua empresa, com diferentes níveis de acesso rastreabilidade total de eventos, a INBOXBRASIL atende com agilidade, flexibilidade, conhecimento e controle.

A segurança é outro ponto de destaque, uma vez que somente as pessoas autorizadas tem acesso ao documento.

A INBOXBRASIL faz a Organização e Guarda dos documentos, efetuando a organização, cadastramento em sistema nativo que permite pleno conhecimento de todos os documentos do acervo.

Realiza, ainda, a Digitalização de documento, com disponibilização dos documentos instantaneamente via acesso em Rede ou via Web.

De acordo com Cláudio, a empresa possui “controle total sobre o fluxo de documentos, com diferentes níveis de acesso e rastreabilidade total de eventos. As empresas que trabalham conosco possuem rapidez no acesso, redução de custo e tempo nas atividades, envio de documentos via Web e atendimento a fiscalizações e auditorias”.

Abaixo, o SIPCES listou cinco motivos para fazer essa parceria. Confira!

1. Aproveitamento do espaço físico
Ao guardar documentos na empresa, você precisa de um amplo espaço. Ele também deve ter as condições adequadas de temperatura e umidade. Caso contrário, poderá ocorrer perdas.

Com a terceirização da guarda de documentos, uma empresa especializada se preocupará com esses fatores. Como resultado, sua empresa poderá utilizar o espaço para outra finalidade, que aumente a produtividade do negócio, inclusive.

2. Redução de custos
A utilização mais bem aproveitada do espaço físico gera menos custos. Em vez de ampliar a empresa, você otimiza a estrutura física já existente. Em alguns casos, pode devolver o ambiente para o proprietário e diminuir o valor do aluguel, ou pode alugá-lo para fazer uma renda extra.

Essa é uma forma de reduzir o custo fixo, que é aquele incidente mesmo quando sua empresa está sem vender. Por isso, auxilia na gestão financeira.

A redução de custos também é verificada em relação à própria guarda de documentos. Em vez de contratar colaboradores e/ou capacitá-los, você investe menos para ter acesso a um serviço mais qualificado.

3. Segurança dos dados e conformidade
Para armazenar os arquivos, é preciso ter um cuidado extra e seguir as melhores regras de conformidade. Ao fazer esse trabalho manual, é mais difícil alcançar esse objetivo. Por outro lado, a terceirização traz segurança e conformidade.

O motivo é a existência de locais adequados de guarda de documentos, com toda a infraestrutura necessária. Assim, os papéis ficam livres de incêndios, furtos, roubos, influência de campo magnético, acesso indevido, poeira, fumaça e outros elementos que geram danos.

Isso leva a um alto nível de confiabilidade, confidencialidade e disponibilidade das informações. Ao mesmo tempo, garante a implementação das melhores diretrizes de segurança, como determina a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).

4. Preservação do acervo
É normal acontecerem situações que prejudiquem a qualidade dos arquivos armazenados em meio físico. O próprio manuseio inadequado — com mãos sujas, por exemplo, pode fazer os papéis estragarem antes do prazo correto.

Devido à falta de atenção, a empresa pode sofrer até multas e sanções por não saber que o arquivo foi danificado. Uma empresa de terceirização de guarda de documentos faz todo o serviço adequado, acondiciona os papéis de modo correto e ainda garante o manuseio apropriado. Isso leva à preservação da integridade física do acervo e ao aumento de sua durabilidade.

5. Agilidade na localização
A empresa de guarda de documentos mantém os dados indexados e vão além da otimização do espaço e preservação dos arquivos. Essa é uma maneira de rastrear e gerenciar os arquivos com rapidez e sempre que necessário.

Ao mesmo tempo, também é elaborada uma tabela de temporalidade, que definirá por quanto tempo o documento deve ser guardado e qual é seu ciclo de vida. Esse benefício da terceirização também melhora a visibilidade dos processos, e pode envolver um sistema de gestão eletrônica (GED), que complementará o armazenamento físico.

Como fica claro, a terceirização da guarda de documentos é importante tanto pela redução de custos, quanto pela eficiência dos processos. Para isso, é preciso contratar uma empresa adequada, como a INBOXBRASIL.

SERVIÇO

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