Atendendo solicitação da nossa gerente Flávia Costa, vamos abordar direito de o condômino fiscalizar as contas do síndico, de que forma este ato se processa e se o mesmo pode pegar os balancetes e levar para sua unidade e após devolver.
Não há na Lei 4.591/64 ou no Código Civil (arts. 1331 a 1358) qualquer dispositivo que estabeleça de forma cristalina o direito do condômino de analisar os balancetes. No nosso entender, sequer precisaria, pois o direito de fiscalização neste caso é inerente a condição do condômino (proprietário) de fiscalizar a gestão do síndico e o emprego correto dos valores recebidos pelo condomínio em decorrência do rateio das despesas. Ademais, as Convenções estabelecem os direitos e deveres dos condôminos e dentre os direitos encontra-se fiscalizar a gestão condominial.
Nos termos do artigo 22, letra “f” e artigo 1.348, VIII, do Código Civil, cabe ao síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas. Portanto, ressaltamos que, se o mandato do síndico for de dois anos, anualmente, ele deve prestar constas e não somente no término da sua gestão.
Deixamos claro que síndico NÃO presta contas a condômino de forma individual, somente, aos condôminos e em assembleia.
Voltando a indagação, se o condômino detentor do direito de fiscalizar as contas (balancetes e demais documentos firmados pelo condomínio - contratos), pode levar para sua casa/apartamento os balancetes, a resposta do ponto de vista legal é NÃO.
A negativa tem fundamento: cabe ao síndico, sob pena de responsabilidade, guardar e conservar toda a documentação do condomínio, conforme dispõe a letra “g”, do artigo 22, da Lei 4.591/64, vejamos:
g) manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.
Temos ressalvas quanto a este prazo, especialmente, documentos de pessoal.
O condômino pode e deve SIM fiscalizar a gestão do síndico, inclusive, analisar os balancetes. Neste caso deverá solicitar vistas destes documentos, cabendo ao síndico ou empresa administradora marcar dia, hora e local, permitindo que este possa verificar a documentação, mas NÃO levar para sua casa/apartamento.
Mesma resposta vale para os membros do Conselho Fiscal, que também deveriam se reunir em dia e hora e ter vistas dos balancetes e demais documentações necessárias a uma análise adequada e responsável da “contabilidade” do condomínio, isto importa, verificar todos os contratos firmados pela administração, recolhimento dos encargos, cumprimento das leis e da Convenção Coletiva de Trabalho, dentre outros. É indispensável que, se estes membros não tiverem conhecimento, devem buscar capacitação, por isto, o SIPCES oferece curso de Conselho Fiscal, com 4 horas de duração.
Mas, tudo comporta exceção, o condomínio é pequeno, poucos condôminos, nestes casos, não há impedimento que os membros do Conselho façam análise individualizada dos balancetes, levando-os para suas unidades. Esta é uma prática corrente, mas que escapa ao sentido de existência e reunião do Conselho, que sendo composto de três membros deveriam se reunir e, conjuntamente, apreciar as contas e referendar ou não a aprovação destas pela Assembleia.
Esta é outra questão importante a salientar: CONSELHO FISCAL NÃO APROVA OU REJEITA as contas do síndico, apenas referenda ou não a aprovação desta pela Assembleia.
Voltando ainda ao objeto da consulta, é possível o condômino pedir judicialmente a exibição dos balancetes SIM. Neste caso deve observar o procedimento judicial contido no artigo 396 e seguintes do Código de Processo Civil, especialmente quando o síndico recusa-se permitir o acesso a estes documentos.
48957991 - DIREITO PROCESSUAL CIVIL. PRODUÇÃO ANTECIPADA DE PROVAS. EXIBIÇÃO DE DOCUMENTOS. INDEFERIMENTO INICIAL. AUSÊNCIA DE LEGITIMIDADE. CONDÔMINO. SENTENÇA ANULADA. 1. A legitimidade ativa e o interesse de agir para ajuizar ação de exibição de documentos restarão verificados caso a parte contrária esteja em poder de documento(s) decorrente(s) de relação jurídica existente entre as partes e desde que haja a comprovada recusa de exibi-los pela via administrativa. A falta de legitimidade ativa da condômina para ajuizar ação de exigir contas contra o condomínio sob o fundamento de que é competência privativa da assembleia geral de condôminos julgar as contas apresentadas pelo síndico não retira, por si só, a legitimidade do condômino para ajuizar ação de exibir documentos, sob pena de violação ao princípio da inafastabilidade da jurisdição. Não há que se confundir as situações autorizadoras na Lei para ajuizar a ação de exibir documentos e a ação de exigir contas. 2. O condômino tem interesse e legitimidade para exigir a exibição de documentos referentes à administração do condomínio, pois lhe é assistido o direito de acompanhar e fiscalizar, nos termos da Lei e da convenção, a higidez da situação jurídica e econômica do ente condominial e porque tais documentos são decorrentes de relação jurídica existente entre as partes e, portanto, lhes são comuns. 3. Apelação provida para anular sentença. (TJDF; Proc 07335.15-83.2018.8.07.0001; Ac. 117.0929; Primeira Turma Cível; Rel. Des. Hector Valverde; Julg. 15/05/2019; DJDFTE 22/05/2019)
A solução também exige bom senso, afinal, nos balancetes devem conter cópias de documentos relacionados aos empregados e recolhimentos dos encargos, os originais devem ser arquivados em pastas próprias; por outro lado, temos que aplicar a indústria 4.0, utilizando a tecnologia ao nosso favor, logo, gestão moderna deve salvar o balancete em arquivo PDF e disponibilizar a todos os condôminos interessados. Transparência é tudo.
Ressaltamos, a Lei 13.874, de 20 de setembro de 2019, assegura de forma expressa no artigo 3°, X, o direito da pessoa física ou jurídica, arquivar qualquer documento por meio digital.
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