Guarda de documentos. Vocês sabe o prazo certo?

5 de junho de 2019

O que define o tempo de guarda de documentos fiscais, tributários e trabalhistas, é a lei e os prazos prescricionais para cumprimento destas obrigações. Em relação aos documentos que instruem os “balancetes” condominiais, excluídos os documentos acima, também há previsão legal, ou seja, cinco anos, conforme artigo 22, § 1°, letra “g”.

Na área trabalhista, o prazo prescricional é de cinco anos, vide artigo 7°, XXIX e artigo 11 da CLT, redação dada pela Lei 13.467, vejamos:

Art. 11. A pretensão quanto a créditos resultantes das relações de trabalho prescreve em cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho

Mas, na área trabalhista, temos prazos que vão além dos cincos anos, exemplos:

– folha de pagamento – 10 anos – art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/99
– FGTS/ GFIP – 30 anos – art. 23, § 5º, Lei 8036/90 e Súmula 362 TST.

Em relação a esta questão, o STF em decisão plenária (2014) declarou a inconstitucionalidade das normas que previam prazo prescricional de 30 anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). O entendimento é o de que o FGTS está expressamente definido na Constituição da República (artigo 7º, inciso III) como direito dos trabalhadores urbanos e rurais e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de cinco anos

– PPRA, PCMSO, ASO – Prazo 20 anos. subitem 7.4.5.1 da NR 9 e subitem 9.3.8.2 da NR 9.
– Indeterminado: contrato de trabalho e livro de registro de empregados.

Os prazos são variáveis, com o eSocial deverá haver uma mudança radical, afinal, o Governo terá cinco anos a contar de cada evento enviado, para cobrar multas por descumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais, previdenciárias e saúde e segurança do trabalhador.

Previdenciário: 5 anos, por decisão do STF, sumula vinculante 8, que declarou inconstitucional os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91.

Boletos de condomínios – prazo de cinco anos, pois, este é o prazo fixado pelo STJ para execução de débitos condominiais.

Sugerimos que os documentos de pessoal, em sua maioria sejam guardados por tempo indeterminado. Guardar, significa zelar pela integralidade dos documentos, ou seja, que não sejam destruídos por cupins, traças, mofo, umidade etc.

Os demais documentos contidos em balancetes de condomínios podem ser descartados após cinco anos, prazo máximo para cobrança de eventuais débitos por parte dos prestadores de serviços ou fornecedores de produtos.

No Google é possível encontrar “N” tabelas com os prazos para cada documento, sendo desnecessário, transcreve-los aqui. Na dúvida, consulte o SIPCES, estamos aqui para orientá-lo.

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