Prestação de contas e a responsabilidade do síndico

8 de abril de 2016

Dar transparência e tornar de conhecimento de todos os moradores os gastos e investimentos efetuados com a administração do condomínio. Assim podemos resumir o que de fato deve ser uma prestação de contas, realizada de forma obrigatória pelo síndico pelo menos uma vez por ano, em assembleia, de acordo com o Código Civil brasileiro, em seu Artigo 1348, VIII -prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.

Geralmente os condomínios realizam esse procedimento nos primeiros meses do ano, mas, independente do período em que o seu condomínio vai realizar essa prestação de contas, o que vai importar mesmo será a apresentação de um verdadeiro extrato de todas as ações desempenhadas no condomínio, pois é nesse momento que os condôminos podem veri­ficar se todo o dinheiro pago ao longo dos últimos meses, seja cota ordinária ou taxa extra, recebeu a devida utilização a que se destina.

Pode-se apresentar as ações periódicas de manutenção e correção, como atestado de dedetização, análise da potabilidade de água, lavagem de caixa d’água e manutenção dos portões eletrônicos, por exemplo.

Em outro momento da apresentação podem ser mostrados os diversos documentos primordiais para o bom funcionamento do condomínio, como o termo de Vistoria do Corpo de Bombeiros, certi­ficado de brigada de incêndio, relatório de inspeção anual dos elevadores, seguro do prédio e dos empregados.

Outra sugestão é que a prestação seja a mais completa possível, mostrando até mesmo documentos como certidões negativas do INSS, Fundo de Garantia e Receita Federal, tanto do condomínio, quanto da administradora e das empresas terceirizadas que prestaram serviços para o condomínio.

Mas o que sempre chama atenção nas reuniões de prestação de contas é quanto ao que de fato foi arrecadado e gasto pelo síndico. E como o montante recebido foi investido. Para isso o síndico e os demais membros do conselho podem montar um resumo de fácil entendimento com o demonstrativo de despesas ao longo de todo o período. Junto a esse demonstrativo disponibilize o balanço contábil, que trará informações a respeito dos gastos com empregados, as contas fi­xas e as contas variáveis.

É imprescindível a apresentação de documentos que comprovem todas as despesas e receitas apontadas pelo síndico. Resumindo, entre os documentos apresentados deverão estar o plano de trabalho proposto na época em que o síndico foi eleito – fazendo um comparativo com o que foi efetivamente realizado; prestação de contas fi­nanceira – detalhando dados das contas ordinária, fundo de reserva e extraordinária – se houver; relatório de inadimplência e parecer do conselho ­fiscal.

Isso mesmo, relatório com parecer do conselho ­fiscal. A responsabilidade da prestação de contas não recai apenas sobre o síndico. Todos os balancetes devem ser analisados pelo conselho fi­scal, que emite o seu parecer, sugerindo a aprovação das mesmas pela assembleia.

O ideal e recomendado é que as reuniões do conselho sejam realizadas mensalmente ou, no máximo, a cada dois meses, conferindo os lançamentos e produzindo o relatório de aprovação ou até mesmo reprovação das contas apresentadas.

Assim, quando chegar a data da assembleia para apresentação da prestação de contas, os relatórios emitidos pelo conselho ­fiscal ajudarão a aprovar ou não as contas que estão sendo apresentadas.

É bom que ­que claro que os moradores podem não apenas solicitar as informações de uma prestação de contas clara e transparente, como podem exigir o acesso a documentos tais como balancetes, recibos e números referentes à inadimplência a qualquer momento.

Para que seja válida a prestação de contas do condomínio é preciso fazer também um balanço nos moldes da contabilidade de caixa, dividido entre receitas e despesas.

CONTA REPROVADA. O QUE FAZER?

Feitas as devidas apresentações e estando tudo apresentado de forma correta, a prestação de contas deverá ser aprovada pela maioria dos presentes. Mas pode ocorrer de alguém levantar a possibilidade de irregularidades ou não concordância com o que foi apresentado.

Dependendo da razão que levou a essa reprovação das contas pode-se solicitar um prazo para que as explicações necessárias sejam feitas, com a devida convocação de uma nova assembleia. Ou ainda acontecer de corrigir na mesma hora um possível erro e providenciar o imediato ajuste.

Caso haja suspeita de alguma irregularidade, mesmo com as contas tendo sido aprovadas, pode-se pedir uma auditoria para apurar a prática de algum ato ilícito praticado pelo síndico ou até mesmo pelos membros do conselho fi­scal/consultivo. Os responsáveis responderão civil e/ou criminalmente, e reembolsarão o condomínio em caso de comprovação dos crimes e delitos cometidos.

INADIMPLÊNCIA

O que você deve fazer em uma reunião de prestação de contas é informar a quantidade de unidades que possuem débito e qual o valor total desse débito, podendo até mesmo apontar o valor devido por cada unidade, evitando identi­ficar a mesma.

Aproveite a oportunidade e fale sobre as ações que foram ou serão tomadas contra aqueles que estão inadimplentes com o condomínio e relate sobre a importância e necessidade de manter a cota condominial em dia.

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