Guarda de documentos – Obrigações, rotinas e prazos

28 de junho de 2013

É obrigação do Sindico guardar a documentação do condomínio, sob pena de responsabilidade. A lei 4.591/64 no artigo 22, letra “g”, fixava o prazo de cinco anos. Evidente que este prazo está errado, pois, várias obrigações, especialmente, trabalhistas podem ser exigidas pelo prazo de 30 anos. Assim, o SIPCES sempre orientou a categoria para guardar os documentos trabalhistas dos seus empregados, por prazo indeterminado, evitanto assim, dissabores no futuro diante de ações judiciais (trabalhistas e fiscais) para cobrança de direitos, tributos e encargos legais.

Todavia, guardar documentos exige critérios e rotinas para conservação destes, bem como, organização. Considerado a relevancia do tema, estamos reproduzindo matéria veiculada no site sindiconet, que bem demonstra as responsabilidades pela guarda e conservação, inclusive, os prazos legais e convencionais.

MATÉRIA SITE SINDICONET

A cada mês, mais papeis se acumulam nos arquivos dos condomínios. Para se ter uma ideia, um condomínio comercial ou residencial acumula, em média, mil novos documentos por ano.

Mas, será que é mesmo necessário guardar toda essa papelada? E como guardá-la?

Muitos documentos devem sim ser arquivados com cuidado e por muito tempo – alguns até para sempre – como as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos. Outros, podem ter uma vida mais curta (veja abaixo tabela de prazos). Por isso devem estar sempre à mão e organizados.

Por que é importante?
Caso o Ministério do Trabalho, por exemplo, peça algum documento para o condomínio, esse deve entregá-lo em dois ou três dias. Já imaginou procurar um ou dois papéis no meio de uma bagunça enorme?

O advogado Marcio Hachkorsky ressalta também que as ações judiciais no Brasil, em sua grande maioria, somente aceitam provas documentais, ou seja, em papel. Por isso, guardar bem documentos como comprovantes de pagamentos de salários e direitos dos funcionários, como fundo de garantia, pode evitar problemas com a justiça.

Ele destaca ainda que um condomínio pode processar seu síndico se for condenado a pagar uma grande indenização a um funcionário porque o síndico não tinha os documentos necessários devidamente arquivados. Nesse caso, ele pode ser responsabilizado pelo prejuízo.

Guardando na administradora
Há quem opte por deixar uma parte dos documentos com a administradora. Sendo assim, deve-se checar se a empresa oferece esta facilidade e se cobra por este tipo de serviço. É importante também garantir que a mesma consegue localizar os documentos desejados em até dois dias.

Nesses casos, ficam no condomínio a papelada referente aos funcionários e, na empresa, os outros.

Toda a documentação em poder da administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos no local. Normalmente, as visitas são agendadas.

Guardando no condomínio
Em alguns casos, o síndico se sente mais seguro tendo todos os documentos sob a sua guarda – e responsabilidade. O ideal é que sejam guardados em uma sala de acesso restrito do condomínio, e não na casa do síndico, por exemplo.

Controlar os papéis arquivados também é fundamental. Então, se emprestar algum documento, procure ficar com o original e fornecer uma cópia. Se não for possível, tenha sempre um protocolo de empréstimo com informações da pessoa que retirou documentos.

Saiba mais sobre acesso dos condôminos à documentação do condomínio

Como acondicionar a papelada corretamente no condomínio:

* O local deve ser arejado e protegido da chuva e umidade, o arquivo não deve ser mantido na casa de máquinas ou na garagem, por exemplo;
* Os documentos devem estar dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis;
* Muitas administradoras fornecem mensalmente uma pasta organizada contendo toda a papelada daquele mês. Nesses casos, o arquivamento destas pastas deve seguir uma distribuição por período.
* Em caso de documentos soltos e avulsos, a organização não deve seguir uma lógica pessoal: qualquer pessoa deve conseguir achar o que procura ali. Uma possível organização é dividi-los da seguinte maneira:

a) Pagamentos feitos: salários, contribuições, tributos, contas de água e luz, etc.;
b) Orçamentos: é importante guardar cotações recebidas, mesmo que não aproveitadas. Elas podem servir de prova contra possíveis dúvidas sobre gastos efetuado;
c) Obrigações do condomínio: seguros obrigatórios, contratos – como os de manutenção de elevador ou de terceirizadas – dessa forma fica mais fácil saber a quem chamar em uma emergência e o que ficou acordado entre as partes;
d) Comprovantes de manutenção financeira: saber quem está em dia, além de um fluxo de caixa atualizado, e seu histórico;
e) Identificação dos condôminos: ter os dados atualizados do dono da unidade ajuda a dar rapidez tanto em uma emergência;
f) Referentes ao empreendimento: plantas, regulamento interno e convenção.

* O mais seguro é manter a sala trancada, para evitar vandalismo ou subtração dos papéis;
* Muitos funcionários não devem ter a chave da sala – apenas zelador e síndico;
* Os condôminos têm o direito de consultar toda a documentação referente ao condomínio, o que não significa que possam levá-la para suas casas. O ideal é que o síndico mostre os papeis em um local e horário pré-determinado;
* O mesmo vale para quem conta com os serviços de administradora. O morador pode ir ao local consultar a papelada, mas deve avisar com antecedência. Também deverá arcar com os custos de xerox, caso haja.

Mais opções

* Como o papel pode sofrer com enchentes ou incêndio, o ideal é que os mais importantes, como a convenção, regulamento interno, ata da última eleição do síndico e de assembleias sejam microfilmados em cartório. Dessa forma, caso o local passe por alguma situação extrema, os documentos mais importantes estão assegurados;
* Outra possibilidade é contar com um software de gestão de documentos. Com um ambiente controlado por senha, o condomínio consegue oferecer a visualização dos papeis aos moradores;
* Empresas que oferecem esse serviço, como a Estec Teconologia, também dão consultoria e treinamento técnico para o síndico;
* Nesse caso, o documento físico pode continuar com o síndico ou com a administradora;
* Há, porém, dois pontos a serem considerados: apesar de não ser caro, o serviço fica como mais um custo fixo para o condomínio. Há também a questão de segurança da informação, já que muitos síndicos não se sentem seguros para permitirem que a papelada do condomínio fique disponível via internet;
* Para evitar que esses dados sejam acessados por quem não deve, os documentos são criptografados em um servidor mantido em local físico com segurança e com back-up

Tipos de documentos e prazo para aquivamento

Confira uma lista com os principais documentos que fazem parte da administração de um condomínio e o tempo que devem ser arquivados, segundo orientações dos especialistas consultados, Procon e Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor).

TIPOS DE DOCUMENTOS                                      PRAZO DA GUARDA

Apólices de Seguro de Vida                                      05 anos após a vigência
Cartão de CNPJ                                                            Permanente
DARF IRRF                                                                      07 anos
DARF PIS                                                                        10 anos
DIRF                                                                                 07 anos
Exames Médicos                                                          20 anos
GFIP (FGTS – RE / GR)                                                  35 anos
Folha de Pagamento                                                   35 anos
Folha de Ponto                                                              06 anos
Formulário CAGED                                                     10 anos
GR Contribuição Sindical / Assistencial                  07 anos
GPS                                                                                 35 anos
Holerite / Recibo de Pagamento                              10 anos
Laudo PPRA                                                                  20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho                                 Permanente
Processos Trabalhistas                                             Permanente
Prontuários de Funcionários                                    Permanente
RAIS                                                                                 Indeterminado
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica                 10 anos
Recibo de Vale Transporte                                        10 anos
Dossiê (Convenção / Especificação)                       Permanente
Extratos Bancários                                                      01 ano
GPS – Seguridade Social                                           10 anos
Livros de Atas de assembleia                                   Permanente
Orçamentos / Contratos de Obras                          Até o final da garantia
Pastas de Prestação de Contas                               10 anos
Plantas do Condomínio                                              Permanente
Seguros de Incêndio – Apólice                                 05 anos após a vigência

 

Fonte: SITE SINDICONET

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